Zum Start eines Franchisesystems braucht ein fertiges Franchisehandbuch nicht vorliegen

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Es besteht keine gesetzlich auferlegte Pflicht, ein Franchisehandbuch zu erstellen. Was der Franchisegeber hingegen schuldet, ist die Vermittlung von notwendigem Know-how für die Eröffnung und den erfolgreichen Betrieb eines oder mehrerer Systemstandorte. Dafür ist das Franchisehandbuch nicht nötig.

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Das zur Betriebsführung befähigende Know-how können Franchisegeber zum Beispiel auch über Gründungsberatungen nach Unterschrift des Vorvertrags und/oder Hospitationen im Rahmen von Einführungsschulungen vermitteln. Zusätzlich können Checklisten, die etwa den Erstellungsprozess der essenziellen Leistungsbausteine im Betrieb des Franchisepartners detailliert aufgreifen sowie Leitfäden mit teilweise verbindlichen Vorgaben, wie beispielsweise zum Ladenbau oder zum Ablauf des On-Boarding-Prozesses, das befähigende Know-how helfen zu vermitteln.

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Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die im Franchisevertrag enthaltenen Verweise auf ein Franchisehandbuch bzw. dessen Themen auch vermittelt werden, damit der Franchisegeber nicht Gefahr läuft, Vertragsbruch zu begehen.

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Das Franchisehandbuch als Highlight eines Franchisesystems

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Ein Franchisehandbuch mit großer Sorgfalt zu erstellen, ist allerdings keinesfalls überflüssig. Franchisesysteme mit fehlendem Handbuch werden von Interessenten häufig als unprofessionell, unseriös oder nicht erfolgreich eingeschätzt. Beschränkt sich dessen Inhalt auf allgemeines Wirtschaftswissen oder ist Niedergeschriebenes nicht übersichtlich und sinnvoll strukturiert, bietet das Franchisehandbuch keinen Mehrwert. Das Hinzuziehen einer franchiseerprobten Redaktion und/ oder das Verwenden von bewährten Mustervorlagen sichert die geforderte Qualität.

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Mit zunehmender Systemreife und nach spätestens drei Jahren ist es daher ratsam ein hochwertiges und verständlich formuliertes Franchisehandbuch systemintern zu veröffentlichen. Das Franchisehandbuch ist dabei niemals fertig. So wie das Franchisesystem ständigen Neuerungen, Innovationen und Optimierungen zur Wahrung seiner Wettbewerbsvorteile unterliegt, werden diese Änderungen auch in das Franchisehandbuch übernommen.

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Sinn und Zweck des Franchise-Handbuchs 

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Auch wenn die Erstellung des Franchisehandbuchs nicht verpflichtend ist, stellt es, zusammen mit den genannten begleitenden Unterlagen, ein wichtiges Systemwerkzeug dar. Ohne dieses Werkzeug wird die Systemführung auf der einen und die Systemexpansion auf der anderen Seite deutlich erschwert.

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Durch die Dokumentation des erfolgskritischen Know-hows in übersichtlicher und gut verständlicher Form dient das Franchisehandbuch den Franchisepartnern als Nachschlagewerk und Informationsquelle. Im alltäglichen Betrieb beantwortet es wichtige Fragen und zeigt Problemlösungen auf. So hebt es insgesamt die Qualität der angebotenen Leistungen und Produkte, fördert die Kundenzufriedenheit und wirkt sich positiv auf die Reputation des gesamten Franchisesystems aus.

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Nicht zuletzt verringert eine verständliche Know-how Dokumentation den Beratungsaufwand des Innendienstes der Franchisezentrale, der den Franchisepartnern unterstützend zur Seite steht.

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Im Falle von Auseinandersetzungen oder Missverständnissen zwischen Franchisegebern und Franchisepartnern, kann das Franchisehandbuch in vielen Fällen zur Schlichtung hinzugezogen werden. Durch die dort enthaltenen, klar formulierten Vorgaben und Leitlinien, können sich beide Parteien vergewissern, ob und wie diese umgesetzt werden und entstandene Unstimmigkeiten entsprechend ausräumen.

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Neben den genannten Gründen werden im Folgenden zusätzliche Vorteile genannt, die die Erstellung eines hochwertigen Franchisehandbuchs beinhaltet:

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• Grundlage für den Know-how Transfer
   

• Befähigung der Franchisepartner zur Eröffnung und erfolgreichen Führung ihres Franchisebetriebs
   

• Standardisierung der Partneraus- und Fortbildung
   

• Richtschnur für alltägliches Handeln
   

• Dokumentation von Innovationen und Optimierungen im Franchisesystem
   

• Vermittlung von Seriosität und Erfolg als vertriebsförderndes Element
   

• Vereinheitlichung der Systemführung
   

• Ausräumen von Missverständnissen und Verhinderung von Auseinandersetzungen
   

Inhalt und Struktur des Franchise-Handbuchs 

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Das Franchisehandbuch muss, um seine volle Kraft zu entfalten, klar und übersichtlich strukturiert und verständlich formuliert sein. Dennoch gibt es keine allgemeingültige oder gar vorgeschriebene Form, die es einzuhalten gäbe. In der Praxis haben sich allerdings bestimmte Inhalte und ein bestimmter Aufbau bewährt:

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 TEIL A: Allgemeine Einführung:
 

• Das Franchise-Handbuch
   

• Unternehmensparteien (Franchise-Geber, Franchise-Zentrale, Franchise-Partner, die wesentlichen gegenseitigen Verpflichtungen)
   

• Unternehmensberatung des Franchise-Gebers (insb. Schulungs- und Betreuungskonzept)
   

TEIL B: Systemspezifische und gesetzliche Vorgaben
 

• Beschreibung der Unternehmensvision, Strategie und Ziele
   

• Erfolgsfaktoren / USP
   

• Marketing-Mix
   

• Rechtliche und betriebliche Grundlagen
   

 TEIL C: Kernprozesse des Franchise-Partner-Unternehmens
 

• Regionales Marketing
   

• Verkauf
   

• Produktion und Auftragsabwicklung
   

• Service / After-Sales
   

TEIL D: Unterstützungsprozesse des Franchise-Partner-Unternehmens
 

• Personalmanagement
   

• Back-Office
   

• IT-Management
   

• Beschaffung, Eingangslogistik und Lagerhaltung
   

• Qualitätsmanagement
   

• Finanz- und Rechnungswesen
   

TEIL E: Anhang

 

In Abhängigkeit des jeweiligen Franchisesystems kann sich der Umfang des Handbuchs vergrößern oder verkleinern. Einige Inhalte können oder müssen so mehr bzw. weniger detailliert umgesetzt werden, da sie entweder besonders wichtig oder nicht wichtig sind. Ob und welche Inhalte davon betroffen sind, ist individuell von Branche zu Branche und Betriebstyp zu Betriebstyp zu bewerten.