Nahezu alle EDV-Systeme der Franchise-Zentralen verfügen über einen zentralen Datenspeicher, auf dem alle Daten abgelegt werden. Im Laufe der Lebensjahre eines Systems neigt dieser Speicherort dazu, immer unübersichtlicher zu werden. Was kann man tun, um hier dem Chaos vorzubeugen? Größere Systeme können dazu auf EDV-gestützte Systeme zurückgreifen, die unter der Bezeichnung CMS (Content Management System) oder ECM (Enterprise Content Management) am Markt angeboten werden. Diese Programme fügen - vereinfacht ausgedrückt - dem eigentlichen Dateninhalt zusätzliche Daten hinzu. Mithilfe dieser Meta-Daten wird die Datenmenge dann organisiert. Was kann man aber tun, wenn die Systemgröße oder das Budget den Einsatz solcher Programme nicht zulässt? Alle Mitarbeiter sollten daran gewöhnt werden, die Daten an einem zentralen Speicherort (in der Regel mit einem Netzwerk-Laufwerksbuchstaben gekennzeichnet) abzulegen. Die Mitarbeiter werden in der richtigen Benutzung des Datenverwaltungsprogramms, häufig der „Explorer" von Microsoft, geschult. Es werden einheitliche Regeln aufgestellt, nach denen Dateibezeichnungen vergeben werden und in welcher Verzeichnisstruktur diese Daten abzulegen sind. Dieser Schritt ist besonders wichtig, denn Verzeichnisse, die nach Gutdünken oder bestem Wissen angelegt wurden, erschweren anderen Mitarbeitern das Finden der dort abgelegten Informationen.
Tipps zum sinnvollen Abspeichern von Dateien
Beim Abspeichern und der damit verbundenen Namensvergabe der Dateien werden oft Fehler gemacht. Das Ordnen der Datenmenge kann durch ein paar grundlegende Tipps erleichtert werden. Grundsätzlich bestehen Dateibezeichnungen aus drei Bausteinen: Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen. Die Ausrichtung am Alphabet oder einer Zahlenreihe ist hier die einfachste. Da das Netzlaufwerk in der Regel mit Hilfe des Explorers bearbeitet wird und dieser die Dateien nach bestimmten Kriterien sortiert, sollte man die folgenden Abspeicherungsarten vermeiden: Vermischung verschiedener Ordnungskriterien (Firma, Kundenbezug, Abteilungszugehörigkeit, Urheberschaft/Autor, Thema,...); Unvollständige Trennung von aktuellen und ehemaligen Kundendaten; Mehrfachspeicherung von gleichen Daten (z.B. Präsentationen) an unterschiedlichen Orten; Vermischung aktueller und nicht mehr aktueller Dateien; Uneinheitliche Versionsverwaltung (Versionsnummern bzw. Versions-datum) Uneinheitliche Verwendung von Zahlensystemen (z.B. Datum im Dateinamen) Uneinheitliche Verwendung von Dateibezeichnungen (Systemname oder Name des Systempartners als Bezeichnung) Uneinheitliche Verwendung von Sonderzeichen als Hilfsmittel (z.B. Unterstrich, Querstrich, Leerzeichen als Trennhilfe)
Tipps zur Optimierung der Laufwerksordnung Die Grundstruktur des Verzeichnisbaumes wird entweder abteilungsweise oder partnerbezogen aufgebaut. Die oberste Ebene eines Netzlaufwerkes könnte dann so aussehen:
Im Unterverzeichnis jedes Partners oder Kunden wird nach Auftrag bzw. Projekt unterteilt. Weiterhin gibt es immer die Unterordner „_Archiv", „_Rechtsangelegenheiten", „_Sonstiges". Die Verzeichnisstruktur richtet sich NICHT nach Abteilungen, sondern nach Kundenaufträgen.
Auf jeder zweiten Ebene gibt es ein Verzeichnis „Verzeichnisname_Archiv". Dorthin werden alle Dateien und Unterverzeichnisse verschoben, die folgende Kriterien erfüllen:
a) Partner/Kunde oder Projekt ist beendet und von der kaufmännischen Geschäftsführung zur Archivierung freigegeben;
b) Letztes Änderungsdatum der Datei ist älter als 24 Monate und vom Autor zur Archivierung freigegeben;
c) Dateibezeichnung oder Inhalt weist auf einen Zeitraum zurück, der länger als 24 Monate zurückliegt.
d) Datei ist durch eine Versionsveränderung nicht länger aktuell, und Archivierung ist vom Autor der alten und der neuen Version freigegeben.
Auf jeder zweiten und sonstigen Ebene gibt es ein Verzeichnis „Verzeichnis-name_ohne Zuordnung". Hier werden alle Daten abgespeichert, für die der Autor kein geeignetes Verzeichnis findet. Die Verwaltung überprüft regelmäßig, ob nicht zugeordneter Inhalt vorliegt und hilft bei der Sortierung oder legt ggf. neue Ordner an.
Die Verwendung des Datums als Versionsbezeichnung wird nicht mehr angewendet, da die Informationen „Erstellt am" bzw. „Letzte Änderung vom" bereits Bestandteil der Meta-Daten sind. Als Versionsbezeichnung wird ein Zahlensystem verwendet, dem ein großes „_V" vorangestellt wird (z.B. Datei-name: „Präsentation_V1.04.doc").
Wenn ein versioniertes Dokument für einen Kunden angepasst bzw. bearbeitet wird, wird hinter die Versionsnummer der System- bzw. Kundenname geschrieben. Diese Datei wird dann im jeweiligen Kundenordner abgelegt (z.B. „Präsentation_V1.04 Systemname.doc"). Zwischen Versionsnummer und Systemname wird ein Leerzeichen gestellt (keine Sonderzeichen!).
Die Angabe des Datums sollte soweit als möglich vermieden werden, da der Explorer nur dann „richtig" sortiert, wenn das Datum an erster Stelle des Datei- oder Verzeichnisnamens in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag genannt wird. Dies ist jedoch unpraktisch, weil das Datum in aller Regel nicht das entscheidende Kriterium ist.
Ausnahme ist die Verwendung des Jahres als Verzeichnisbezeichnung in Unter-verzeichnissen (z.B. die Unterverzeichnisse „2006", „2007", „2008" im Ordner „Schriftwechsel"). Falls auf das Datum nicht verzichtet werden kann, ist die Schreibweise TT.MM.JJJJ bzw. MM.JJJJ sinnvoll. Als Trennhilfe zwischen Tag, Monat und Jahr wird der Punkt verwendet (Verwechslungen mit Versionsnummern können aufgrund des vorangestelltes „_V" nicht auftreten).
Die Verwendung des Unterstriches „_" wird nur im Zusammenhang mit Systeminformationen verwendet (interne Abteilung, Versionsnummer,...). Als Trennhilfen werden in Datei- oder Verzeichnisnamen Leerzeichen oder Querstriche benutzt.
Dieser Organisationsrahmen stellt einen Kompromiss zwischen den Möglichkeiten der Datenorganisation auf der einen Seite und der kostengünstigen und leichten Handhab-barkeit des Datenvolumens für kleinere Systeme auf der anderen Seite dar. Bei mittleren Systemen lohnt sich die Prüfung, ob nicht ein professionelles Dokumenten-Management-System zum Einsatz kommen kann. Ein Thema haben wir in diesem Zusammenhang nicht beleuchtet: Die immer stärkere Verbreitung der E-Mail als Informations- und Kommunikationsmedium zwingt Unternehmen zu einem eigenen Ordnungs- und Archivierungsprozess für dieses Medium. Wie man dies effizient leisten kann, lesen Sie in der nächsten Ausgabe.
Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen.
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Mathias Dehe |
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