Professionelle Organisation der EDV-Landschaft in einer Systemzentrale

Die Auswahl der richtigen EDV-Landschaft gehört in den meisten Franchise-Systemen zu den anspruchvollsten Aufgabenstellungen überhaupt: Zu Beginn des Systemaufbaus sind die finanziellen Mittel begrenzt, außerdem steht die Systemarchitektur oft noch nicht auf stabilem Fundament. Später hat man in die gewachsene EDV-Infrastruktur schon viel Geld investiert, sodass der Umstieg auf ein anderes EDV-Konzept diese Investitionen wertlos machen würde. Wie ist also der optimale Weg, zu einer angemessenen EDV-Landschaft zu finden?

Bestandteile der EDV-Landschaft
Zunächst sollte grundsätzlich geklärt werden, was zu einer „EDV-Landschaft" zu zählen ist: Neben den klassischen Themenfeldern Hardware, (Netzwerk-)Betriebssysteme und Software darf man auch folgende Themen nicht unterschätzen: Datensicherheit und Datenschutz, Personal, Betriebsorganisation, Datenmanagement, Wartung und Updates, Investitions- und Betriebskosten, Implementierungsstrategie und Projektorganisation.

Schwierig ist die Abgrenzung zwischen der EDV-Struktur und der Kommunikationsstruktur in einem Franchise-System: Eine ganze Reihe von Kommunikationsprozessen ist ohne EDV-Einsatz nicht zu leisten (wer arbeitet z.B. heute noch ohne E-Mail?). Allerdings darf die Kommunikation in einem Franchise-System auch nicht auf die (EDV-)technische Komponente reduziert werden. Außerdem entwickeln sich die EDV und die Kommunikationssysteme in einer solchen Geschwindigkeit, dass in relativ kurzen Abständen Entscheidungen über getroffene Kommunikationstechniken durch den Einsatz neuerer EDV-Systeme überdacht werden müssen.

Auf- und Ausbau der EDV in einem Franchise-System
Der „klassische" Entwicklungsweg der EDV-Landschaft kann etwa so beschrieben werden:

1. Startphase: Der Pilotbetrieb wird mit der notwendigen Standard-EDV ausgestattet. Dazu gehören in Shop-Systemen eine Kasse, ein (mehr oder weniger ausgefeiltes) Warenwirtschaftssystem mit Bestellfunktion sowie ein Arbeitsplatz mit der Standard-EDV für Verwaltungsarbeiten („Office-Rechner"). Bei Standard-Geschäftsmodellen kann auch bereits ein erstes Branchenpaket als Software zum Einsatz kommen.
   
   Die - soweit überhaupt vorhandene - Systemzentrale benutzt ebenfalls lediglich Verwaltungs-PCs mit Standard-Software, die eventuell bereits über ein kleines Firmennetzwerk mit einem zentralen Datenspeicher verbunden sind. Die Kommunikation der Systembeteiligten untereinander und zwischen den Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern findet mit den klassischen Medien Fax, E-Mail und Telefon statt. Strukturierte Kommunikation mit EDV-Unterstützung ist selten der Fall.
   
   
2. Entwicklungsphase: Das kleine Franchise-System hat in seinem Outlet die Betriebsabläufe soweit standardisiert, dass eine auf den Betriebstyp angepasste EDV-Landschaft mit vorgegebener Hardware-Ausstattung, definierten (und eventuell vorkonfigurierten) Software-Paketen und ersten Ansätzen zu strukturierter Kommunikation (Intranet, Datenformulare, automatisiertes Bestellwesen, elektronischer Zahlungsverkehr u.v.m.) vorhanden ist.
   
   In der Systemzentrale kommen nun neben der Standard-Software zunehmend Spezialanwendungen zum Einsatz (z.B. Redaktionssysteme für den Internetauftritt, Geodatenprogramme für die Standortanalyse, Dokumenten-Managementsoftware für die Handbuch- und Know-how-Verwaltung u.v.m.).
   Die Kommunikationsmittel werden zunehmend „virtuell", d.h. Telefonkonferenzen, Rundmails, Newsletter, Intranet-Foren u.a. ermöglichen die zeitsparende Kommunikation mit einer wachsenden Zahl von Systembeteiligten.
   
   
3. Konsolidierungsphase: Die EDV-Landschaft im Outlet ist mit Hilfe der Erfahrungs-werte aus allen Standorten durchgängig standardisiert. Die Veränderungen ergeben sich mittlerweile vor allem aufgrund der technischen Weiterentwicklungen im EDV-Markt sowie der Entwicklung von zusätzlichen Leistungen innerhalb des Systems, für die entsprechende Erweiterungen implementiert werden müssen.
   
   Die Systemzentrale besitzt nun ebenfalls eine stark standardisierte und vernetzte EDV-Landschaft. Die Veränderungen beziehen sich vor allem auf die Automatisierung bisher manueller Arbeitsprozesse und Prozessketten (z.B. E-Formulare, CRM-Programme [Customer Relationship Management], automatische Generierung von Betriebsvergleichen,...) sowie den Ausbau der Kommunikationsmöglichkeiten des Systems (E-Learning, Online-Community).

Bindungspotenzial für die Partner
Die Übergänge von einer Phase zur nächsten sind in jedem System fließend. Über den gesamten Lebenszyklus des Systems sollte allerdings eine strategische Überlegung immer mit berücksichtigt werden: Die EDV-Landschaft besteht in der Regel - mit Ausnahme selbst entwickelter Programme - aus frei am Markt erwerbbaren Komponenten. Damit die EDV-Landschaft eine eigene und starke Bindungswirkung der Partner an das System entwickelt, muss die intelligente Verknüpfung dieser Komponenten für den Partner

a) einen Mehrwert oder Alleinstellungsmerkmal bilden und
b) ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Investition und Partnernutzen haben.

Im Idealfall kann ein Franchise-System mit Hilfe der EDV-Landschaft ein eigenständiges Alleinstellungsmerkmal seines Geschäftsmodells bilden. Beispiele hierfür sind z.B. Reaktionsvorteile durch Prozessautomatisierung („Keiner kann schneller liefern als unser xy-System") oder individuelle Verkaufsansprachen („Ich sehe die bisherigen Kaufgewohnheiten meiner Kunden auf einen Blick am Bildschirm und kann das Verkaufsgespräch entsprechend optimal führen.").

Somit ist die Gestaltung der EDV-Landschaft weit mehr als eine einfache Entscheidung über den kostengünstigen Einsatz von Hardware, Betriebssystemen und Software.

Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen.